Niniejszy regulamin („Regulamin”) określa zasady organizacji i uczestnictwa w wydarzeniach — spotkaniach, konferencjach, debatach, panelach, warsztatach, prezentacjach oraz innych wydarzeniach stacjonarnych, online i hybrydowych — organizowanych lub współorganizowanych przez Operatora.
Operatorem (organizatorem) wydarzeń jest Stowarzyszenie „Poznań Jutra” z siedzibą w Poznaniu, ul. Święty Marcin 69, 61-808 Poznań, wpisane do rejestru stowarzyszeń Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań — Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu pod numerem KRS 0001237840, NIP 7831952451, REGON 544603875 (dalej: „Organizator” lub „Stowarzyszenie”).
Regulamin sporządzono w oparciu o powszechnie obowiązujące przepisy prawa polskiego, w szczególności: Kodeks cywilny, ustawę z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych, ustawę z dnia 7 kwietnia 1989 r. — Prawo o stowarzyszeniach, ustawę z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO).
Zgłoszenie udziału w wydarzeniu jest równoznaczne z zapoznaniem się z Regulaminem oraz akceptacją jego postanowień.
§ 2. Definicje
Wydarzenie — każde spotkanie, konferencja, debata, panel dyskusyjny, warsztat, prezentacja, premiera lub inne wydarzenie publiczne lub półpubliczne, organizowane lub współorganizowane przez Stowarzyszenie, niezależnie od formy (stacjonarna, online, hybrydowa).
Uczestnik — osoba fizyczna, która zarejestrowała się na Wydarzenie lub w nim uczestniczy, w tym osoba towarzysząca prelegentowi, gość mediów, partner wydarzenia oraz wolontariusz.
Rejestracja — proces zgłoszenia udziału w Wydarzeniu za pośrednictwem formularza dostępnego w serwisie poznanjutra.pl lub w innej formie wskazanej przez Organizatora (e-mail, partner zewnętrzny).
Wizerunek — utrwalony w fotografii, nagraniu wideo lub transmisji obraz osoby fizycznej, podlegający ochronie na podstawie art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych oraz przepisów RODO.
Materiały Wydarzenia — fotografie, nagrania wideo, transmisje, prezentacje, podsumowania, materiały prasowe oraz wszelkie inne materiały utrwalające przebieg Wydarzenia.
§ 3. Warunki uczestnictwa
Udział w Wydarzeniach Stowarzyszenia jest co do zasady nieodpłatny, chyba że opis konkretnego Wydarzenia stanowi inaczej.
Uczestnikiem może być każda osoba pełnoletnia. Osoby niepełnoletnie mogą uczestniczyć wyłącznie pod opieką osoby dorosłej, posiadającej zgodę przedstawiciela ustawowego, o ile opis danego Wydarzenia nie wskazuje innych ograniczeń wiekowych.
Liczba miejsc na Wydarzeniach stacjonarnych może być ograniczona. W takim przypadku o udziale decyduje kolejność zgłoszeń, a Organizator może prowadzić listę rezerwową.
Organizator może uzależnić udział w wybranych Wydarzeniach od spełnienia dodatkowych warunków (np. afiliacji, weryfikacji danych, akredytacji prasowej) — informacja o takich warunkach jest każdorazowo publikowana w opisie Wydarzenia.
§ 4. Rejestracja i lista uczestników
Rejestracji można dokonać poprzez formularz dostępny na podstronie Wydarzenia w serwisie poznanjutra.pl. Podanie danych w formularzu jest dobrowolne, ale niezbędne do potwierdzenia udziału.
Po wypełnieniu formularza Uczestnik otrzymuje na podany adres e-mail potwierdzenie zgłoszenia. W przypadku braku potwierdzenia w ciągu 24 godzin Uczestnik powinien skontaktować się z Organizatorem.
Organizator może wysyłać przypomnienia organizacyjne dotyczące terminu, miejsca, dojazdu, programu, ewentualnych zmian oraz materiałów po Wydarzeniu, jeżeli Uczestnik wyraził na to zgodę.
Uczestnik może w każdej chwili zrezygnować z udziału, informując Organizatora drogą e-mailową. Rezygnacja przed Wydarzeniem umożliwia zaproszenie osoby z listy rezerwowej.
Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy rejestracji lub odwołania potwierdzenia udziału w przypadku podania nieprawdziwych danych, podejrzenia naruszenia Regulaminu lub powielenia zgłoszenia.
§ 5. Zasady zachowania i bezpieczeństwo
Uczestnik zobowiązuje się do przestrzegania Regulaminu, regulaminu obiektu, w którym odbywa się Wydarzenie, oraz poleceń porządkowych Organizatora i służb porządkowych.
Niedopuszczalne są zachowania zagrażające bezpieczeństwu lub dobremu imieniu pozostałych Uczestników i Organizatora, w szczególności: agresja słowna lub fizyczna, mowa nienawiści, dyskryminacja, molestowanie, zakłócanie porządku, niszczenie mienia oraz wnoszenie przedmiotów niebezpiecznych.
Stowarzyszenie wspiera kulturę dialogu i wzajemnego szacunku. Wydarzenia są przestrzenią otwartą dla osób o różnych poglądach, wyznaniach i tożsamościach.
Organizator może odmówić wstępu lub wyprosić z Wydarzenia osobę naruszającą Regulamin lub zagrażającą bezpieczeństwu pozostałych Uczestników, bez prawa do jakiejkolwiek rekompensaty.
Organizator nie odpowiada za rzeczy pozostawione bez nadzoru oraz za szkody wyrządzone przez Uczestników.
§ 6. Wizerunek, fotografie i nagrania
Wydarzenia Stowarzyszenia mają charakter publiczny i są dokumentowane przez Organizatora oraz upoważnione osoby (m.in. fotografów, operatorów kamer, akredytowanych dziennikarzy) w postaci fotografii, nagrań wideo oraz transmisji, dla celów dokumentacyjnych, informacyjnych i promocyjnych.
Uczestnik przyjmuje do wiadomości, że jego wizerunek może zostać utrwalony w trakcie Wydarzenia. Akceptując Regulamin, Uczestnik — w zakresie dopuszczonym przez art. 81 ust. 2 pkt 2 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych (utrwalenie wizerunku jako szczegółu większej całości, takiej jak zgromadzenie, krajobraz, publiczna impreza) — wyraża zgodę na nieodpłatne, niewyłączne i bezterminowe rozpowszechnianie tak utrwalonego wizerunku przez Stowarzyszenie.
Rozpowszechnianie obejmuje wykorzystanie Materiałów Wydarzenia w celach związanych z działalnością statutową i promocyjną Stowarzyszenia, w szczególności:
publikację na stronie internetowej poznanjutra.pl,
publikację w mediach społecznościowych prowadzonych przez Stowarzyszenie (m.in. Facebook, LinkedIn, Instagram, YouTube, TikTok, X),
wykorzystanie w materiałach prasowych, raportach, publikacjach okolicznościowych i sprawozdaniach Stowarzyszenia,
wykorzystanie w materiałach promocyjnych kolejnych Wydarzeń, w prezentacjach, na ekspozycjach oraz w korespondencji z partnerami,
przekazywanie do mediów (prasa, radio, telewizja, media internetowe) na potrzeby relacji z Wydarzenia.
Zgoda obejmuje również prawo do dokonywania niezbędnych zabiegów redakcyjnych (kadrowanie, korekta barw, montaż, dodanie napisów i oznaczeń graficznych Stowarzyszenia) oraz do przekazania Materiałów Wydarzenia podmiotom przetwarzającym współpracującym ze Stowarzyszeniem przy ich publikacji i archiwizacji.
Postanowienia ust. 2–4 nie obejmują wizerunku utrwalonego w sposób, który czyni z konkretnej osoby główny i rozpoznawalny przedmiot fotografii lub nagrania (portret indywidualny). W takim przypadku Organizator pozyska dodatkową, wyraźną zgodę osoby fotografowanej przed publikacją.
Uczestnik ma prawo w każdej chwili zgłosić sprzeciw wobec wykorzystania jego wizerunku, kierując wiadomość na adres kontakt@poznanjutra.pl. Organizator dołoży należytych starań, aby usunąć lub zanonimizować Materiały Wydarzenia zawierające wizerunek osoby zgłaszającej sprzeciw, w zakresie technicznie i prawnie możliwym (z uwzględnieniem ograniczeń dotyczących fotografii grupowych oraz materiałów już rozpowszechnionych przez podmioty trzecie). Organizator informuje wnioskodawcę o sposobie załatwienia zgłoszenia bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 30 dni.
Materiały Wydarzenia, w których Uczestnik został utrwalony jako szczegół większej całości, mogą być przechowywane przez Stowarzyszenie bezterminowo na potrzeby dokumentacji działalności statutowej i archiwum.
Uczestnik samodzielnie utrwalający przebieg Wydarzenia (np. fotografujący lub nagrywający) jest zobowiązany do poszanowania wizerunku oraz prywatności pozostałych Uczestników i prelegentów, a także do uzyskania ich zgody w przypadkach wymaganych przez prawo.
Wyraźna zgoda na wykorzystanie wizerunku. Począwszy od bieżącej wersji formularza rejestracyjnego, każda osoba zgłaszająca udział w Wydarzeniu wyraża osobną, wyraźną zgodę na wykorzystanie wizerunku poprzez zaznaczenie dedykowanego pola wyboru („image_use_consent”). Wcześniejsza praktyka oparta na dorozumianej akceptacji w wyniku samej rejestracji została zastąpiona zgodą wyraźną — zgodnie z art. 4 pkt 11 oraz art. 7 RODO. Brak zaznaczenia pola nie wyklucza udziału w Wydarzeniu, jednak Organizator nie wykorzysta wówczas wizerunku Uczestnika w portretach indywidualnych ani w publikacjach o charakterze promocyjnym; pozostaje w mocy postanowienie ust. 2 dotyczące wizerunku jako szczegółu większej całości (art. 81 ust. 2 pkt 2 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych).
§ 7. Ochrona danych osobowych (RODO)
Administratorem danych osobowych Uczestników jest Stowarzyszenie „Poznań Jutra”, ul. Święty Marcin 69, 61-808 Poznań, KRS 0001237840 (dane kontaktowe — § 1 ust. 3). Stowarzyszenie nie wyznaczyło inspektora ochrony danych. We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych prosimy o kontakt pod adresem kontakt@poznanjutra.pl.
Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych Uczestników:
obsługa rejestracji, weryfikacja udziału, prowadzenie listy uczestników, kontakt organizacyjny przed i po Wydarzeniu — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (czynności zmierzające do zawarcia i wykonania umowy o świadczenie nieodpłatnej usługi udziału w Wydarzeniu);
wysyłka newslettera oraz materiałów po Wydarzeniu (jeśli Uczestnik wyrazi odrębną zgodę) — art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) oraz art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną;
dokumentacja działalności statutowej, promocja Stowarzyszenia oraz kolejnych Wydarzeń, archiwizacja Materiałów Wydarzenia zawierających wizerunek jako szczegół większej całości — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na informowaniu o swojej działalności i dokumentowaniu prowadzonych działań) w związku z art. 81 ust. 2 pkt 2 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych;
ustalanie, dochodzenie i obrona przed roszczeniami, realizacja obowiązków księgowo-podatkowych oraz audytowych — art. 6 ust. 1 lit. c i lit. f RODO.
Odbiorcy danych: dane mogą być powierzane podmiotom przetwarzającym, które wspierają Stowarzyszenie w działalności statutowej, w szczególności: dostawcom usług hostingu i poczty elektronicznej, dostawcom platform komunikacyjnych i analitycznych, dostawcom usług księgowych oraz prawnych. Dane mogą być również udostępnione organom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.
Transfery poza EOG: Stowarzyszenie nie planuje regularnego przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Jeśli korzystamy z usług dostawców mających siedzibę poza EOG, transfer odbywa się wyłącznie z zachowaniem odpowiednich zabezpieczeń, o których mowa w art. 46 RODO (standardowe klauzule umowne).
Okres przechowywania:
dane rejestracyjne (imię, nazwisko, e-mail, telefon, organizacja, LinkedIn) — do 12 miesięcy po Wydarzeniu, z uwzględnieniem zgód follow-up i rezerwy na ewentualne roszczenia organizacyjne; dłuższy okres może wynikać z obowiązków prawnych Organizatora (m.in. rachunkowych lub dowodowych);
rejestr zgód i ich wycofania — do 24 miesięcy od wycofania zgody lub od ostatniego użycia danej zgody, w celach dowodowych;
Materiały Wydarzenia (fotografie, nagrania, transmisje) — bezterminowo, w archiwum dokumentującym działalność Stowarzyszenia, z zastrzeżeniem prawa do sprzeciwu (§ 6 ust. 6);
dane przetwarzane na podstawie zgody (newsletter, follow-up) — do czasu wycofania zgody.
Prawa osoby, której dane dotyczą: Uczestnik ma prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO (w tym sprzeciwu wobec wykorzystania wizerunku) oraz wycofania zgody w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem. Z praw można skorzystać, kontaktując się z Administratorem pod adresem kontakt@poznanjutra.pl.
Uczestnik ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do dokonania Rejestracji i udziału w Wydarzeniu. Stowarzyszenie nie podejmuje decyzji wyłącznie w sposób zautomatyzowany, w tym nie stosuje profilowania w rozumieniu art. 22 RODO.
§ 8. Dostępność i komunikacja
Stowarzyszeniu zależy na tym, aby Wydarzenia były dostępne dla osób o różnych potrzebach. Jeżeli Uczestnik wymaga wsparcia dostępnościowego (np. miejsca dla osób z niepełnosprawnością ruchową, tłumacza polskiego języka migowego, materiałów w innej formie), prosimy o kontakt pod adresem kontakt@poznanjutra.pl z możliwie największym wyprzedzeniem — dołożymy starań, aby zaspokoić zgłoszone potrzeby w miarę możliwości organizacyjnych.
Język Wydarzeń jest co do zasady polski, chyba że opis Wydarzenia stanowi inaczej.
§ 9. Reklamacje
Uczestnik może zgłosić zastrzeżenia dotyczące przebiegu Wydarzenia lub procesu Rejestracji na adres kontakt@poznanjutra.pl z dopiskiem „Reklamacja — wydarzenie”.
Zgłoszenie powinno zawierać: imię i nazwisko, adres e-mail, nazwę i datę Wydarzenia, opis zastrzeżenia oraz oczekiwania Uczestnika.
Organizator rozpatruje reklamację w terminie do 14 dni od jej otrzymania i przesyła odpowiedź na adres e-mail wskazany w zgłoszeniu.
§ 10. Siła wyższa, zmiana programu, odwołanie wydarzenia
Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany programu Wydarzenia, w tym składu prelegentów, kolejności wystąpień, miejsca lub formy (przejście na format online lub hybrydowy), w przypadku zaistnienia okoliczności obiektywnie uzasadniających taką zmianę. O zmianach Organizator informuje Uczestników z możliwie największym wyprzedzeniem za pośrednictwem podanego adresu e-mail oraz strony Wydarzenia.
W przypadku siły wyższej (m.in. klęski żywiołowej, stanu epidemii, decyzji administracyjnych, zakłóceń infrastruktury) lub innych okoliczności niezależnych od Organizatora, Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania lub przeniesienia Wydarzenia na inny termin bez ponoszenia odpowiedzialności odszkodowawczej.
Jeżeli Wydarzenie było odpłatne, w przypadku jego odwołania Organizator zwraca uiszczone opłaty na zasadach wskazanych w opisie Wydarzenia.
§ 11. Postanowienia końcowe
Regulamin podlega prawu polskiemu. Sądem właściwym dla rozstrzygania ewentualnych sporów jest sąd miejscowo właściwy dla siedziby Organizatora, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów dotyczących właściwości sądu w sprawach z udziałem konsumentów.
W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie zastosowanie mają właściwe przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego, ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz RODO.
Pełne zasady przetwarzania danych osobowych w serwisie poznanjutra.pl opisane są w odrębnym dokumencie: Polityka prywatności. Ogólne zasady korzystania z serwisu określa Regulamin platformy.
Organizator zastrzega sobie prawo zmiany Regulaminu z ważnych przyczyn (m.in. zmiany przepisów prawa, zmiany zakresu działalności, względów organizacyjnych). Zmieniony Regulamin obowiązuje od dnia jego publikacji w serwisie poznanjutra.pl i ma zastosowanie do Wydarzeń, na które Rejestracja rozpoczęła się po dniu jego wejścia w życie.